09/03/2020
Lettre de représentation à une assemblée générale ordinaire
Lettre de représentation à une assemblée générale ordinaire
SideCare vous propose de profiter de ses différents modules SIRH.
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Onboarding / Offboarding
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Congés et Absences
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Éléments Variables de Paie
Introduction
Le modèle de lettre que nous vous proposons ici permet de donner pouvoir de représentation à une tierce personne si l’un de vos associés ne peut se rendre à une Assemblée Générale. En effet, chaque année, dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice social, les sociétés par actions ou composées de parts sociales ont l’obligation de rassembler leurs associés afin de débattre des problématiques liées à la vie en entreprise et d’approuver ou non les comptes annuels. Si c’est le cas de votre société, vous avez alors l’obligation de convoquer tous vos associés par lettre recommandée et devez leur fournir tous les documents sociaux prévus par l’Article L223-26 du Code du Commerce. Vous pouvez aller consulter notre modèle sur le sujet en cliquant ici. Tous les associés de votre société sont tenus d’assister à l’assemblée générale, ou au minimum d’y être représentés. Ainsi dans le cas où l’un de vos des associés se retrouverait dans l’incapacité de s’y rendre, Sidecare vous fournit un modèle de lettre donnant pouvoir de représentation à une autre personne physique. Cette personne pourra être un autre associé de la société, ou un tiers si leurs statuts le permettent.
Les formalités à respecter
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Le pouvoir de représentation doit respecter quelques formalités :
- La lettre de représentation doit être sous format papier,
- Il doit indiquer le nom, prénoms ainsi que l’adresse de l’associé qui doit être représenté,
- La lettre doit comprendre le nom, prénoms ainsi que l’adresse du représentant de l’associé absent, sauf si ce dernier a décidé de donner un pouvoir blanc.
- La personne choisie pour représenter l’associé absent devra se présenter à l’assemblée générale avec la lettre datée et signée ainsi que d’une pièce d’identité.
Le pouvoir blanc peut être choisi par l’associé absent lorsque celui-ci a décidé d’être représenté, mais sans savoir à qui remettre la lettre de représentation. Dans ce cas, le vote de l’associé manquant sera compté comme favorable aux décisions prises par les dirigeants sociaux. Du moment où la lettre a été remplie par l’associé, celle-ci peut être envoyée à la société par n’importe quel moyen. Cependant, il reste préférable pour vous de l’envoyer en recommandé avec accusé de réception ou par mail.
Combien de temps le pouvoir de représentation est-il valable ?
Le pouvoir de représentation ne peut être transmis pour une durée indéterminée. En effet, la lettre sera valable pour l’assemblée générale qui se tiendrait le même jour ou sur une période 15 jours maximum. Si votre société est une SARL, ce délai est diminué à 7 jours. Cependant, la lettre pourra être réutilisée successivement pour toutes les assemblées générales qui auraient le même ordre du jour. Vous retrouverez notre modèle de lettre de représentation ci-dessous. Cependant il ne dispense en rien de consulter un spécialiste si vous avez besoin d’aide dans vos démarches.
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Les obligations légales à respecter
Avez-vous complété votre DUE ?
La Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE) est un écrit par lequel l’employeur s’engage à accorder aux salariés un avantage supplémentaire par rapport à ce que prévoient les accords collectifs ou les contrats de travail (primes, jours de congés…).
Ce type de décision ne donne, en principe, pas lieu à une négociation avec les représentants du personnel, ni à un référendum auprès des salariés.
Les dispositions de la DUE n’engagent que l’employeur sans mettre d’obligations à la charge des salariés. Elles ne peuvent pas être moins favorables au salarié que les lois, règlements et accords collectifs et contrats de travail.
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Avez-vous complété le DUER ?
L'employeur doit élaborer et tenir à jour un Document unique d'évaluation des risques (DUER) qui recense l'ensemble des risques pour la santé et la sécurité du personnel dans l'entreprise.
Instauré en 2001, ce document est obligatoire dans toutes les entreprises, quelle que soit leur taille et leur secteur d'activité.
L’employeur doit informer les salariés par affichage dans l'entreprise du lieu de consultation du document.
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Affichages obligatoires sur le lieu de travail
L'employeur a l'obligation d'afficher certaines informations dans des lieux facilement accessibles aux salariés, sous peine de sanctions pénales. Exemples : Horaires collectifs de travail, repos hebdomadaire, dérogations aux horaires de travail, ordre des départs en congés, inspection du travail, etc.
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Mise en place d'un règlement intérieur
La mise en place d’un règlement intérieur (RI) est obligatoire dans les entreprises de 50 salariés et plus. Le règlement intérieur est un document écrit par l'employeur, qui liste les droits et obligations des salariés dans l'entreprise. Il porte limitativement sur :
- La réglementation en matière d'hygiène et de sécurité dans l'entreprise ou l'établissement.
- Les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur.
- Il énonce également les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés, ainsi qu'à l'égalité professionnelle, aux agissements sexistes et aux harcèlements moral et sexuel.
- Toute clause ne relevant pas de ces domaines exclusifs ou contraire aux lois, règlements et dispositions conventionnelles, doit être écartée.
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SideCare vous aide à entrer en conformité sociale
En France, l’environnement réglementaire et législatif des entreprises est en constante évolution. Or, les petites et moyennes entreprises (TPE / PME) n’ont pas souvent les compétences juridiques nécessaires pour y faire face. Elles sont donc particulièrement exposées aux risques financiers et juridiques.
En effet, un contrôle de l’URSSAF ou de l’inspection du travail peut se chiffrer en milliers d’euros de pénalités et redressement. De telles sommes peuvent mettre en péril l’avenir d’une entreprise simplement pour des erreurs non décelées ou considérées comme secondaires. Une mutuelle collective non souscrite, ou une pièce justificative manquante (dispense salariée par exemple), sont des erreurs courantes qui peuvent coûter cher.
C’est donc un enjeu clé pour les TPE / PME sur lequel la plateforme SideCare peut apporter une aide précieuse. Sans remplacer le travail d’un juriste d’entreprise, la plateforme SideCare vous liste les éléments qui sont obligatoires (assurances, documents) et vous aide à entrer en conformité. Enfin, SideCare permet de regrouper tous vos salariés sur sa plateforme et vous permet de suivre les affiliations et les dispenses mais également la gestion de l'onboarding, offboarding, des absences et de tous les éléments variables de paie. Commencez par vous créer un compte pour accéder à notre plateforme. C’est un service gratuit et sans engagement.
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