DUE : les obligations lors du changement de mutuelle

Un changement de mutuelle santé collective entraîne des obligations légales bien précises pour l’employeur. Il faut notamment rédiger et transmettre la DUE (décision unilatérale de l’employeur), qui est le document où l’employeur s’engage à déployer un système de garanties collectives au sein de l’entreprise. SideCare vous présente dans cet article toutes les informations à savoir sur le sujet.

Rappel : proposer une mutuelle collective est une obligation légale

Depuis le 1er janvier 2016 (loi ANI), les entreprises du privé doivent proposer une complémentaire santé à tous leurs salariés, sauf exceptions prévues par la loi (les “cas de dispense”). La mutuelle doit respecter les niveaux de garanties minimums fixés par le droit du travail, ou par l’accord de branche dont dépend l’entreprise si ces derniers sont supérieurs. L’employeur doit prendre en charge au moins 50 % des cotisations des salariés.

Il y a 3 méthodes pour instaurer une mutuelle santé de l’entreprise :

le référendum d’entreprise
L’accord d’entreprise
La décision unilatérale de l’employeur (DUE)

Dans tous les cas, une fois la décision validée, l’employeur doit émettre une DUE pour respecter la procédure d’information auprès de ses salariés.

Les obligations à respecter pour changer de mutuelle

Le dirigeant d’entreprise dont la mission principale est la réussite de son entreprise n’a pas forcément eu la diligence de comparer les produits de mutuelle entre eux au moment de la souscription. Le contrat de mutuelle retenu n’est alors pas optimisé en matière de rapport qualité des garanties/prix. Cela peut entraîner des frustrations auprès des salariés, ou un surcoût inutile.

Quelles sont les obligations à satisfaire ?

Tout d’abord, il faut respecter le délai de préavis avant le renouvellement du contrat (en général, 2 mois avant une date anniversaire au 1er janvier, soit le 31 octobre)
Souscrire à une nouvelle mutuelle (sans perte de couverture entre-temps) qui respectera le droit du travail et l’accord de la branche le cas échéant
Suivre la procédure liée au mode de mise en place (référendum, accord de branche, DUE)
Informer les salariés du changement (au moins 3 mois avant) via un courrier aux représentants du personnel

Dans tous les cas, une fois la décision validée, l’employeur doit émettre une DUE pour respecter la procédure d’information auprès de ses salariés.

Que doit contenir une DUE ?

Une DUE est un document écrit très réglementé qui notifie officiellement le salarié de la mise en place d’une prestation ou d’un service par l’entreprise - en l'occurrence, d’une complémentaire santé obligatoire. La DUE doit détailler les conditions de souscription et inclure plusieurs mentions obligatoires, telles que :

Les bénéficiaires des prestations
Les cas de dispenses prévus par la loi
La situation des ayants droit (conjoint, concubin, enfants, partenaire lié par un PACS)
Les niveaux de garanties et les taux de remboursement
Le montant des cotisations payées par le salarié et par l’employeur
La date d’effet des contrats et leur durée de validité
Les possibilités de révision ou de dénonciation
Les conditions de portabilité de la mutuelle

Si des modèles de DUE existent sur internet, il est toujours préférable de se faire accompagner par un professionnel (juriste, avocat, expert-comptable ou courtier spécialiste). Une DUE incomplète peut en effet servir de motif à un redressement URSSAF (voir ci-dessous).

Quelle sanction en cas de manquement ?

Lors d’un contrôle, l’URSSAF vérifie la validité de chaque DUE. En cas d'omission ou de manquement, le redressement peut représenter jusqu’à 3 ans de cotisations employeur, pour chaque salarié concerné.

Par ailleurs, l’entreprise risque de perdre les exonérations sociales et fiscales dont elle bénéficiait, la part de cotisation payée par l’entreprise étant en effet considérée comme une charge déductible du bénéfice imposable de l’entreprise.

Une alternative à la rédaction de la DUE par l’employeur ? Solliciter le conseil d’un courtier

SideCare propose un service de courtier intégré, qui vous accompagne de la demande de devis jusqu’à l’affiliation des salariés à votre mutuelle, en passant par la résiliation de votre ancien contrat et la souscription auprès de votre nouvel assureur.

SideCare veille aussi sur votre conformité sociale en générant par ailleurs sur sa plateforme des DUE conformes, disponibles à tout moment sur l’espace client de l’entreprise, ainsi que les cas de dispenses.

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