Frais de déplacements

Utilisation de votre véhicule personnel pour des missions professionnelles

Si un de vos salariés utilise son véhicule personnel pour accomplir une mission professionnelle, vous devez en tant qu’employeur rembourser ces frais de déplacements en fonction du barème fiscal d’indemnités kilométriques.

Il existe 3 indemnités kilométriques différentes pour les frais de déplacements :

• 1 indemnité kilométrique pour les voitures 🚗
• 1 indemnité kilométrique pour les deux roues inférieures à 50cm³ 🛵
• 1 indemnité kilométrique pour les motos 🏍️

C’est en appliquant les formules dans les tableaux ci-dessous que vous pouvez déterminer le montant à rembourser à votre salarié pour son déplacement.

Cette indemnité kilométrique est aussi utilisée pour rembourser les frais de déplacements de vos salariés entre leur domicile et leur lieu de travail (lisez le dernier paragraphe de cet article pour en savoir plus).

Indemnité kilométrique pour les voitures 🚗

L’indemnité kilométrique pour les voitures est calculée en fonction de la distance professionnelle parcourue et de la puissance de la voiture en “puissance fiscale”, aussi appelée CV pour “Chevaux Vapeur”. Voici le tableau récapitulatif mis à jour le 10 mars 2021.

Indemnité kilométrique pour les deux roues inférieures à 50cm³ 🛵

Même principe, mais pour les scooters et deux roues inférieures à 50cm³. (Maj 10/03/2021)

Indemnité kilométrique pour les motos 🏍️

Finalement le tableau d’indemnité kilométrique pour les motos. (Maj 10/03/2021)

Un trajet particulier : le trajet 🏡 maison - boulot 🏢(et vice-versa)

En tant qu’employeur, il existe 1 grande règle à connaître et respecter en ce qui concerne les frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail : c’est en fonction du moyen de transport de votre employé que vous avez l’obligation ou non de rembourser ses frais.

Remboursement obligatoire des frais de déplacements 🏡maison - boulot🏢

Si votre salarié utilise un ou plusieurs transports publics pour se rendre à son lieu de travail, vous avez l’obligation en tant qu’employeur (de droit privé ou public) de rembourser à hauteur de 50 % les abonnements de frais de déplacements vos salariés.

Autrement dit, si votre employé doit utiliser le bus, le métro et le vélo pour travailler dans vos bureaux, il peut souscrire à un abonnement public spécifique (RATP à Paris, TCL à Lyon, Réseau STAR à Rennes etc). Si c’est bien le cas, vous devez rembourser 50% de son abonnement.

En revanche les salariés avec un temps de travail inférieur au mi-temps de votre entreprise bénéficient d’une prise en charge au prorata.

Petit exemple 🤓 pour que le remboursement obligatoire des frais de transport au prorata soit bien compris :

Dans votre entreprise, le temps de travail hebdomadaire est fixé à 35h.
Si un de vos salariés travaillent 10h par semaine pour votre entreprise, son temps de travail est inférieur au mi-temps (10 < 35/2 ou 10 < 17,5)

Ainsi si son abonnement de transport public lui coûte 75 euros voici le calcul que vous devez faire pour déterminer le remboursement de ses frais de déplacement

Remboursement = 75€ x 50% x 10 / (35/2)
Remboursement = 37,5€ x 10/17,5
Remboursement = 37,5€ x 0,57
Remboursement = 21,38€

Ou de manière plus générale :

Remboursement = Coût de transport x 50% x Temps travaillé x (Temps hebdomadaire classique / 2)

Remboursement facultatif des frais de déplacements 🏡maison - boulot🏢

En tant qu’employeur vous n’avez pas l’obligation de participer aux frais de déplacements INDIVIDUEL de vos salariés.

Cependant, il peut exister un accord de branche ou une décision unilatérale qui vous indique le contraire. Si c’est bien le cas, le remboursement des frais de transport se transforme en “prime carburant”. Pour en savoir plus sur les primes vous pouvez lire cet article.

Attention encore une fois, le salarié peut prétendre au remboursement de ses frais de transport si et seulement si :

• Aucun réseau de transport n’est disponible à côté de son habitation
• Ou il ne peut pas faire autrement à cause des horaires de travail

Finalement si votre salarié est forcé d’utiliser son véhicule pour effectuer le trajet entre son domicile et son lieu de travail et que vous ne possédez ni d’accord de branche ou de décision unilatérale, vous pouvez tout de même décider de rembourser une partie de ses frais de déplacements comme frais professionnels vus en première partie.

N’oubliez pas de demander les informations suivantes pour n’avoir aucuns soucis :

• Moyen de transport et puissance fiscale du véhicule utilisé
• La distance séparant le domicile du lieu de travail
• Le nombre de trajets réalisés par mois.