Contrôle d'URSSAF et prévoyance

Qu’est-ce que l’URSSAF ?

L’URSSAF ou Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales, est un organisme privé, menant une mission de service public, pour le compte du Ministère des Solidarités et de la Santé, ainsi que le Ministère de l'Action et des Comptes publics. Le rôle principal de l’URSSAF est la collecte des charges sociales salariales et patronales, dans le but de financer le régime général de la Sécurité Sociale, tel que l'assurance maladie, l'assurance chômage, l'assurance retraite, ainsi que d’autres institutions publiques. Mais le rôle de l'URSSAF ne se limite pas à cela :

• Elle mène des contrôles afin de vérifier votre conformité en matière cotisations sociales et fiscales
• Elle s'assure du bon respect de vos engagements en matière de prévoyance et de mutuelle
• Elle opère des redressements lorsque cela s'avère nécessaire.

Dès lors que votre entreprise verse des cotisations sociales sur les bulletins de paie de vos salariés, vous pouvez faire l'objet d’un contrôle d’URSSAF. Si cela vous arrive, ne paniquez pas, contrôle ne signifie pas forcément sanction. Si vous tenez correctement votre comptabilité et que vous connaissez vos droits et vos obligations, il n’y a pas à s’en faire. Nous vous donnons toutes les informations pour comprendre le contrôle d’URSSAF et pour bien vous y préparez.

Qu’est-ce que le contrôle d’URSSAF ?

Le but du contrôle d’URSSAF est de vérifier que vous êtes bien à jour sur les calculs et les paiements des cotisations de sécurité sociale et de sanctionner les éventuelles fraudes. Le type de contrôle dépend directement de la structure de votre entreprise. Ainsi, deux cas sont possibles :

• Entreprise de 10 salariés ou moins: Vous devez vous déplacer dans les bureaux de l’URSSAF (ou de la Caisse générale de sécurité sociale si vous vivez dans un département ou une région d’outre-mer), en apportant toutes les pièces justificatives, nécessaires au contrôle.
• Entreprise de plus de 10 salariés: Le contrôle se fera la plupart du temps dans vos locaux, mais il peut aussi se faire chez votre expert-comptable.

Conformément à l’article R243-59 , peu importe le type de contrôle, sachez que vous recevrez toujours un avis de contrôle 15 jours à l’avance, afin de vous préparez. Cet avis contient un certain nombre d’éléments :

• La date du contrôle.
• La liste des documents que vous devez soumettre.
• L’identité de l’inspecteur.
• Le droit de vous faire assister par un avocat ou un expert-comptable pendant le contrôle.

Il doit également vous donner accès à la ”Charte du cotisant contrôlé”. À noter que tous ces éléments doivent obligatoirement figurer dans l’avis de contrôle. Dans le cas contraire, le contrôle ou le redressement est considéré comme invalide.

Attention toutefois, dans sa lutte contre le travail dissimulé, l’URSSAF peut, en cas de suspicion ou de dénonciation à votre encontre, vous contrôler sans prévenir.

Comment se préparer à un contrôle d’URSSAF ?

La période contrôlée par l’URSSAF correspond au trois dernières années civiles. Tous les documents concernant les cotisations sociales et contributions sur cette période pourront être exigés. Il faut donc vous préparer activement dès réception du courrier, pour rassembler tous les éléments nécessaires. Les documents qui intéressent l’inspecteur sont ceux qui renseignent sur les cotisations sociales, que ce soit le montant, le taux ou le calcul de celles-ci. Ainsi, parmi ces documents on peut trouver :

• Les fiches de paie
• Les avis d'imposition
• Les contrats de travail
• La déclaration annuelle des salaires
• La déclaration sociale

Et tout autre documents permettant de calculer le taux et l’assiette des cotisations sociales de votre entreprise. Nous vous conseillons vivement de vous tourner vers votre expert-comptable, afin que l’inspecteur puisse avoir accès à tous les documents le jour J. Il faut savoir que le contrôleur peut exiger n’importe quel document, du moment que celui-ci est considéré comme nécessaire au contrôle de l’entreprise. Tout refus ou négligence (volontaire ou non) de votre part, pourra être interprété comme une entrave au bon déroulement du contrôle et entraîner des sanctions financières. Aussi, vous devez absolument connaître les droits de l’inspecteur, afin de ne pas être surpris lors du contrôle.

Celui-ci à le droit :

• d’interroger les salariés afin de connaître leur identité, leur résidence, leurs fonctions au sein de l’entreprise et la rémunération qu’ils perçoivent (avantage en nature compris).
• de demander l’accès de votre matériel informatique, afin de contrôler vos documents digitalisés. Si vous lui refusez cet accès, il est de votre responsabilité de lui faire parvenir la totalité des documents sous un format accepté par l’inspecteur.

L’utilisation de notre SIRH peut vous permettre de vous préparer bien en amont et de grandement faciliter le déroulement du contrôle. En effet, le SIRH vous permet de digitaliser et centraliser tous les documents nécessaires au contrôle, qu’il s’agisse d’éléments concernant la gestion administrative des collaborateurs, les salaires, la mutuelle collective etc. Vous pouvez consulter notre article, pour en savoir plus sur les SIRH.

Prévoyance et contrôle d’URSSAF : les bons réflexes

Pour aborder un contrôle d’URSSAF avec sérénité, vous devez absolument connaître vos obligations en matière de prévoyance. La prévoyance, tout comme la mutuelle, nécessite le paiement de cotisations sociales. Les points sur lesquelles vous devrez être particulièrement attentifs concernant la prévoyance sont la validité des dispenses d'adhésion, ainsi que l'information de vos collaborateurs.

Rappelons le, la prévoyance collective n'est pas systématiquement obligatoire, mais lorsqu'elle l'est, les salariés sont affiliés automatiquement. Ceux qui ne souhaiteraient pas y adhérer doivent impérativement établir par écrit une dispense d'adhésion. En tant qu'employeur, vous percevez des exonérations sociales et fiscales grâce aux cotisations de prévoyance obligatoire. Or vous ne cotisez pas pour les salariés dispensés et vous n'avez pas le droit de profiter des avantages sociaux et fiscaux. C'est pour cela que l'inspecteur, d'après l'Article R242-1-6 peut vous demander de soumettre un justificatif de dispense d'adhésion à la prévoyance et vous sanctionnez si vous ne le possédez pas.

Nous vous conseillons de mettre en place une DUE (décision unilatérale de l’employeur), document juridique, qui détaille la mise en place de votre prévoyance collective. Ce document est capital, puisque la loi exige que vous informiez vos salariés par écrit lorsque vous instaurez un régime de prévoyance (voir l'Article L911-1). Mais ce n'est pas tout, si le contrat est conduit à évoluer (changement d'assureur, modification des risques couverts etc) vous devez tenir vos salariés informés de ces modifications. La DUE facilite largement le contrôle d’URSSAF, mais elle doit être correctement rédigé, car elle engage votre responsabilité et vous risquez d'être redressé si elle contient des erreurs. Ce document explicite et détaille le contrat de prévoyance que vous avez choisi. Il doit contenir entre autre :

• Le nom du contrat auquel vous avez souscrit.
• L’identité des salarié couverts par le contrat.
• Le montant des cotisations mensuelles.
• Les taux et les plafonds de remboursement.
• Les conditions, exceptions et délais au déclenchement des garanties.

Pour en savoir plus sur la DUE, n’hésitez pas à consulter l’article suivant.